• ان يكون الناشر مسجلا فى اتحاد الناشرين العرب أو اتحاد الاقليمى  على أن  يتم تقديم خطاب من الاتحاد التابع له
• أن تشكل  الكتب الحديثة الصادرة  عام2009/2010 نسبة 50% على الأقل من الكتب المعروضة مع وجود بضاعة حاضرة للتسليم.
• يعرض المشترك إنتاجه فقط من الكتب والمطبوعات وله الحق فى عرض كتب أو مطبوعات دار نشر آخرى ( بحد أقصى ثلاث دور نشر ) بموجب توكيل رسمى من هذة الدار مبيناً به عناوين الكتب وعدد النسخ ، على أن تقدم هذة التوكيلات لإدارة المعرض قبل بدء افتتاحه بثلاث أشهر على الأقل.
• فى حالة الرغبة فى عرض أو بيع كتب أو مطبوعات دينية تتعلق بالعقيدة الإسلامية سواء من داخل جمهورية مصر العربية أو من خارجها يرجى موافاتنا ببيان تفصيلى عن هذة الكتب والمطبوعات لعرضها على الأزهر الشريف لأخذ موافقة عليها أو موفاتنا بما يفيد موافقته عليها أو موفاتنا بما يفيد موافقته عليها مسبقاً وذلك بمدة لا تقل عن ثلاثة شهور قبل بداية تاريخ المعرض.
• ألا يكون قد صدر ضده أحكام قضائية نهائية تثبت إدانته فى قضايا تزوير خاصة بالنشر أو اعتداء على حق المؤلف ، وحقوق الملكية الفكرية ، وألا يكون موقعاً عليه عقوبة من قبل اتحاد الناشرين للأعضاء المشاركين فى الاتحاد.
• فى حالة الموافقة على الاشتراك يلتزم مندوب الدار المشاركة بالمعرض بالحضور قبل دخول الجمهور ، وحضور فتح السراى بمرافقة لجان الفتح والغلق ويكون المشترك مسئول مسئولية كاملة عن الجناح وحماية محتويايه من الضياع والسرقة والهيئة غير مسئولة عن فقد أو سرقة أو ضياع أى شئ من الجناح أو محتوياته.
• يلتزم مندوبى الناشر بوضع كارنيه تعارف بشكل واضح حتى يتسنى التعرف عليهم وبين الجمهور .
• يكون المشترك مسئول مسئولية كاملة عن أى أعمال أو تصرفات غير مشروعة تصدر منه أو من تابعيه ، ويكون مسئول وحده عن تعويض هذه الأضرار دون أدنى مسئولية على الهيئة فى ذلك.
• المراعاة الكاملة لحرية الفكر والإبداع إلا أنه لابد من مراعاة المبادئ التى يفرضها القانون المصرى ولا يسمح بعرض كتب خارجه عن نطاق المبادئ والأخلاق العامة كما لا يسمح بعرض الكتب المصورة أو المزيفة .
• الخضوع الكامل لكافة القوانين المصرية ذات الصلة .
• يتم تسليم الأجنحة للسادة المشتركين قبل الافتتاح بيومين ، ويلتزم المشترك بالمحافظة التامة على الجناح الخاص به وتسليمه للهيئة (بحالته وقت استلامه ) بعد انتهاء آخر يوم للعرض وفى خلال48 ساعة على أقصى تقدير ، ويكون مسئول مسئولية تامة عن نقل محتويات الجناح.
• فى حالة طلب زيادة أحمال كهرباء يجب تقديم طلب بهذه الأعمال ودفع الرسوم المقررة.

ملحوظة هامة على جميع السادة الناشرين المشاركين بالمعرض إحضار قائمة الكتب الخاصة بالدار والمقرر عرضها أثناء المعرض على   cd 

   (Access or Excel)